Gestandaardiseerde Professionele e-mail handtekeningen in Microsoft 365

De meeste van ons zijn zich bewust van het feit dat een juiste professionele e-mail handtekening onder uw e-mail belangrijk is. Het vergroot de herkenbaarheid van uw merk, genereert leads en is een ideale methode voor het promoten van de producten en diensten van uw bedrijf. Een gestandaardiseerde handtekening kan u zelfs helpen voldoen aan diverse wettelijke verplichtingen zoals een disclaimer of melden van privacy bepalingen.
General Group biedt de oplossing voor het ontwerpen, beheren en toepassen van gestandaardiseerde e-mail handtekeningen binnen Microsoft 365.

Voeg handtekeningen toe aan berichten verstuurd van al uw email-clients en apparaten (inclusief mobiel)

Als mensen in uw bedrijf mobiele apparaten gebruiken om zakelijke e-mails te verzenden, ziet u waarschijnlijk dat deze e-mails vaak nog eindigen met de zin ‘Verzonden vanaf mijn telefoon’. Want wat heeft het voor zin om een professioneel ontworpen handtekening te hebben als deze alleen in Outlook of andere desktop-e-mailclients wordt toegevoegd?
Bij de oplossing die wij u kunnen bieden worden handtekeningen kant-en-klaar aan alle apparaten toegevoegd – er is geen extra installatie nodig. U kunt ook vooraf gedefinieerde handtekeningsjablonen gebruiken die geschikt zijn voor mobiele telefoons, of u kunt uw eigen sjablonen zelf samenstellen.

Verschillende handtekeningen voor de eerste en opvolgende e-mails

We zien regelmatig emailhandtekeningen vol met informatie en afbeeldingen. Het verstrekken van de nodige informatie in een e-mail is één ding, maar wanneer de handtekening te groot is en te vaak terugkomt in een e-mailgesprek dan bestaat de kans dat u hiermee een negatieve indruk achterlaat.
Waarom zou u dus geen ander sjabloon voor e-mailhandtekeningen gebruiken voor nieuwe berichten en antwoorden/doorsturen berichten? Op die manier kunt u uw volledige handtekening plaatsen wanneer u voor de eerste keer een bericht verzendt en een kortere versie (inclusief alleen basiscontactgegevens) in volgende berichten die binnen dezelfde e-mailthread worden verzonden. Ideaal toch?

Aangepaste handtekening voor interne email

E-mailhandtekeningen met afbeeldingen nemen veel sneller postvakruimte in beslag dan handtekeningen met alleen tekst. Maar elementen zoals een bedrijfslogo of een marketingbanner zijn belangrijk en spelen een rol in uw branding- of marketingstrategie. Dat wil zeggen, zolang ze worden toegevoegd aan berichten die uw organisatie daadwerkelijk verlaten.
Berichten die binnen uw bedrijf worden verzonden, dienen daarentegen een ander doel; ze moeten duidelijk en informatief zijn. Daarom is het een goed idee om vereenvoudigde handtekeningsjablonen te gebruiken voor interne e-mails en daarin alleen basisinformatie, zoals de naam van de afzender, titel, afdeling of toestelnummer. Dit is eenvoudig te doen met de oplossing van General Group, creëer eenvoudig verschillende handtekeningregels voor berichten die naar interne of externe ontvangers worden verzonden.

Aangepaste handtekeningen voor verschillende gebruikers en afdelingen

Gestandaardiseerde handtekeningen verbeteren de naamsbekendheid. Maar standaard betekent niet identiek. Als uw bedrijf een grote organisatie is met veel afdelingen en kantoren, wilt u misschien verschillende mensen en groepen hun eigen herkenbare handtekeningsjabloon geven. Het is bijvoorbeeld leuk om marketingbanners op te nemen in e-mails die door uw marketing- of verkoopteam worden verzonden, maar dergelijke elementen zijn niet geschikt in e-mails die door uw klantenservice of boekhoudteam worden verzonden. Met onze oplossing zorgt u ervoor dat uw bedrijf veel verschillende handtekeningsjablonen heeft om uit te kiezen. Maar tegelijkertijd de consistentie en herkenbaarheid van het merk in al deze handtekeningen behoudt.

Handtekeningen direct onder uw bericht

Is het u wel eens opgevallen dat e-mailhandtekeningen soms helemaal onderaan een e-mailgesprek terechtkomen? Als u wilt dat uw handtekening wordt opgemerkt, zorg er dan voor dat deze altijd onder het laatste bericht (beantwoorden/doorsturen) in een e-mailthread wordt geplaatst.
Dit kunt u niet bereiken in Microsoft 365 (met behulp van e-mailstroomregels in Exchange Online) zonder onze oplossing voor e-mailhandtekeningen. Met onze oplossing is deze mogelijkheid er gelukkig wel. Wij plaatsen standaard de handtekeningen direct onder uw laatste antwoord- en doorstuurberichten in e-mailgesprekken.

Verschillende handtekeningen op basis van het e-mailadres, de taal of de nationaliteit van de ontvanger.

Gebruikt u uw e-mailhandtekeningen voor marketingdoeleinden, maar vallen de resultaten tegen? Heeft u geprobeerd gerichte e-mail campagnes uit te voeren? Weet dan dat het belangrijk is om ook de inhoud van uw handtekeningen (bijvoorbeeld promotionele banners, taal, enz.) aan te passen aan de doelgroep die u voor ogen heeft. Gepersonaliseerde emailhandtekeningen zullen eerder een reactie oproepen en de merkbetrokkenheid vergroten dan een algemene, generieke handtekening. Met onze oplossing kunnen uw e-mailhandtekeningen automatisch wijzigen op basis van de ontvanger van uw bericht.
Uw e-mail kan dus een andere handtekening hebben wanneer u deze naar specifieke gebruikers en e-mailadressen, domeinen, landen, taalgroepen enzovoorts stuurt.

General Group brengt e-mailhandtekeningen naar een hoger niveau

In dit artikel kwamen een aantal mogelijkheden aan bod van een groot scala aan opties die wij kunnen bieden. Benieuwd naar wat onze oplossing voor uw onderneming kan betekenen? Neem contact met ons op, wij zijn altijd bereid om u te voorzien van passend advies of een demo.